Como o método GTD® pode aumentar a produtividade da sua equipe em 2022

Melhorar a produtividade empresarial é algo crucial para obter bons resultados constantemente. Para isso, desenvolver um planejamento adequado e claro é necessário, para executar as tarefas com propriedade, e por meio do método GTD® é possível programar e finalizar as atividades com eficiência, aumentando a produção.

O que é método GTD?

O GTD® (Getting Things Done) é uma metodologia para o gerenciamento de tempo e das ações feitas no decorrer do dia, ou na duração de projetos. 

 

Basicamente, este método permite “tirar” a lista de afazeres da cabeça e registrar tudo em um lugar físico para que seja possível visualizar as atividades que devem ser feitas e assim criar um cronograma claro para realizá-las.

 

Com esta técnica é possível se preocupar menos com o número de tarefas que precisam ser feitas e ter mais concentração na execução, além de aliviar o estresse.

 

Um detalhe interessante é que esta metodologia pode ajudar em várias áreas da empresa como Marketing, finanças, produção, RH (Recursos Humanos), entre outros setores, permitindo até a atuação conjunta em projetos.

Como funciona a aplicação do GTD®?

Para que seja realizada, a metodologia possui cinco etapas. Ao serem executadas corretamente, tais estágios ajudam a economizar tempo, tornando a rotina de trabalho mais eficiente.

 

O processo é iniciado pelo registro de todas as tarefas que precisam ser realizadas, seja em agenda, celular ou planilha, possibilitando que os gestores organizem o checklist de atividades.

Com isto é possível dar prioridade às demandas mais urgentes e manter uma boa produtividade. As principais etapas consistem em:

1. Coletar

Como mencionado, o primeiro passo é anotar as atividades que devem ser feitas, independentemente do prazo e urgência, inicialmente.

 

Assim, o procedimento de coleta consiste exatamente no registro dos serviços que precisam ser executados ou ideias para novos projetos. 

 

Neste momento, os profissionais podem registrar em um espaço físico ou digital todas as informações que vierem à mente, o que já reduz o estresse e torna palpável (e mais facilmente avaliável) cada atividade.

 

Assim, o processo de anotações pode dar a noção necessária sobre todas as pendências que precisam ser resolvidas, assim é possível ter mais organização no trabalho.

1. Análise das tarefas

Após a listagem de todas as atividades, os profissionais podem dar início a etapa de análise, algo que ajuda a compreender o

 nível de prioridade antes da execução. Para facilitar o processo, é possível dividir as tarefas em graus de prioridade e até adiável.

 

As ideias e metas de ações imediatas, por exemplo, devem ser colocadas no topo da lista, assim será mais fácil decidir o que deve ser feito primeiro, ou mesmo realizadas o mais breve possível (principalmente as de mais importância ou que possam ser concluídas rapidamente, como uma ligação).

 

Se a empresa precisa aumentar e fortalecer a base de clientes, por exemplo, a criação de estratégias focadas em Inbound Marketing deve ser uma prioridade. 

 

Assim, é uma atividade que deve compor as primeiras ordens dos dias, mesmo que seja uma atividade a longo prazo, visando criar um planejamento claro para ações estratégicas de comunicação.

1. Organização das atividades

A terceira etapa do método GTD® consiste em separar e organizar as atividades conforme a classificação de prioridade. Uma maneira de deixar as tarefas alinhadas é estabelecer um prazo de entrega, assim os funcionários podem ter mais foco durante a execução.

 

Uma dica que pode ajudar na organização é escolher as atividades que geram mais valor. Considerar as demandas mais urgentes, por exemplo, contribui para a definição do que realmente tem prioridade de execução.

 

As empresas cuja meta é vender mais devem priorizar ações de melhoria aos fluxos de venda e atendimento, bem como investir em anúncios em diferentes mídias, como é o caso do Twitter Ads, para alcançar clientes e potenciais clientes. 

Anúncios pagos em redes sociais são uma excelente estratégia para segmentar o público, melhorar o faturamento, além de conseguir ter um tráfego pago qualificado. 

1. Faça uma reflexão

Um ponto positivo do método GTD® é a possibilidade de reflexão sobre a quantidade de energia que a equipe de trabalho despende e em quais tarefas isso se dá em maior grau, ou mesmo a melhor forma de organizar a rotina de realização de prioridades para que as tarefas sejam executadas com qualidade.

 

Assim, neste momento, uma revisão sobre o nível de prioridade das atividades pode ajudar os líderes e gestores a alinharem as metas. 

 

Esta reflexão pode ser feita com frequência, conforme as tarefas são realizadas e novas demandas surgem, principalmente porque prioridades podem mudar conforme os acontecimentos.

1. Execução

A última etapa consiste em colocar em prática tudo que foi pensado nas anteriores, ou seja, é hora de colocar em prática as ideias e projetos.

 

Isto posto, caso a prioridade identificada for a otimização de estratégias de conteúdo e atração/fidelização de clientes, este é o momento para deixar em evidência os materiais focados em Marketing de Conteúdo, estratégia que visa fazer com que os potenciais clientes encontrem a marca.

 

Do mesmo modo, se a atividade principal é melhorar os atendimentos, ferramentas de otimização ou mesmo treinamentos junto às equipes podem ser programados.

 

Assim, sem interrupções, os funcionários podem trabalhar focados, com qualidade, otimizando o tempo e gerando resultados positivos para a empresa.

 

Desta maneira, a utilização do método GTD® é uma ótima maneira de melhorar o fluxo de tarefas, ter mais eficiência na execução das atividades e, principalmente, para aliviar o nível de estresse das equipes de trabalho da sua empresa.

por: Jefferson Guimarães